Η ΕΕΛ/ΛΑΚ, στο πλαίσιο της προώθησης του ανοιχτού λογισμικού, αλλά και των νέων τεχνολογιών, αποφάσισε να χρησιμοποιήσει το σύστημα OpenERP για τη μηχανογράφησή της. Στόχος είναι όχι μόνο να αποκτήσει η ίδια η ΕΕΛ/ΛΑΚ μία ολοκληρωμένη λύση, αλλά και να προσφέρει σε κάθε Ελληνική επιχείρηση μία ευκαιρία για να περάσει στην εποχή της πληροφορίας.

Το OpenERP ξεκίνησε το 2002 από έναν Βέλγο φοιτητή, τον Fabien Pinckaers, ο οποίος αρχικά είχε δημιουργήσει το TinyERP. Το πρόγραμμα αυτό είχε πολύ μεγάλη απήχηση στις επιχειρήσεις και με τη συνεισφορά της κοινότητας ανοιχτού λογισμικού εξελίχθηκε και μετονομάστηκε σε OpenERP. Η εφαρμογή αυτή μπορεί να χρησιμοποιηθεί από οποιαδήποτε επιχείρηση, ανεξαρτήτως αντικειμένου και μεγέθους τόσο από μεγάλες επιχειρήσεις όσο και από μικρές. Έφτασε να χρησιμοποιείται από απαιτητικές εταιρείες όπως: η Whirlpool, η Morison, τα Γαλλικά Ταχυδρομεία, το Βελγικό Εμπορικό Επιμελητήριο κ.α.

 

Το OpenERP καλύπτει όλες τις απαιτήσεις μηχανοργάνωσης μιας επιχείρησης, με διαχείριση πωλήσεων, οικονομική διαχείριση, λογιστική διαχείριση, διαχείριση έργου κλπ. Είναι δομημένο με αρθρώματα (υποσυστήματα), που κάνουν πολύ απλό τον τρόπο εισαγωγής δεδομένων και τον τρόπο χρήσης της εφαρμογής. Έτσι, το OpenERP, προσαρμόζεται στις ανάγκες της επιχείρησης ανάλογαμε τα αρθρώματα που επιλέγονται. Μέχρι στιγμής υπάρχουν 500 περίπου αρθρώματα σε 25 γλώσσες, για διάφορες χρήσεις.

 

Η ΕΕΛ/ΛΑΚ είδε αυτή την ευκαιρία και την υποστήριξε, μαζί φυσικά και με τα υπόλοιπα έργα ανοιχτού λογισμικού που αξιολόγησε. Το Φεβρουάριο του 2009, το OpenERP εντάχθηκε στον διαγωνισμό ελληνοποίησης που διεξήγαγε η ΕΕΛΛΑΚ.

 

Για τις εσωτερικές ανάγκες της ΕΕΛ/ΛΑΚ, απαιτείται στενή και οργανωμένη παρακολούθηση των διαδικασιών της, παρόλο που έχει απλές υποθέσεις ως εταιρεία. Οι περισσότεροι μετέχοντες στην εταιρεία είναι εξωτερικά εργαζόμενοι και γι’ αυτό το λόγο έχει πολύ μεγάλη σημασία να μπορούν να παρακολουθούν από απόσταση την πορεία της εταιρείας. Έτσι, η εφαρμογή αυτή ανταποκρίνεται στις ιδιαίτερες ανάγκες και την πρόθεση της ΕΛΛΑΚ να αποτελέσει πρότυπο διοικητικής οργάνωσης.

 

Συνολικά η εγκατάσταση, παραμετροποίηση και αρχική λειτουργία της εφαρμογής διήρκεσε 3 μήνες.

 

Η διαδικασία ξεκίνησε από την εκπόνηση μιας μικρομελέτης, στην οποία θα απεικονίζονταν οι βασικές απαιτήσεις της εταιρείας και η υπάρχουσα κατάσταση. Με βάση αυτή τη μικρομελέτη, έγινε και η επιλογή των αρθρωμάτων που θα χρησιμοποιούνταν στο OpenERP., τα οποία και φαίνονται παραστατικά στην παρακάτω εικόνα:  

 

 

 

Μετά την ολοκλήρωση της μικρομελέτης, η διαδικασία συνεχίστηκε με μία περίοδο εισαγωγής δεδομένων και ύστερα με μια περίοδο επαλήθευσής τους. Τα δύο αυτά στάδια, που ήταν και τα πιο χρονοβόρα, διήρκεσαν συνολικά 1- 1.5 μήνα, φτάνοντας στα τέλη Δεκεμβρίου όπου και ολοκληρώθηκαν.

 

Τα αποτελέσματα από τη χρήση του OpenERP ήταν πολύ θετικά!

 

Το πιο βασικό πλεονέκτημά του, είναι ότι η χρήση του είναι σχετικά απλή. Δεδομένου ότι το ένα άρθρωμα συνδέεται με τα υπόλοιπα μέσω της βάσης της εφαρμογής, δημιουργείται μια “αλυσίδα” ενεργειών που πρέπει να πραγματοποιήσει κάποιος προκειμένου να ολοκληρώσει μια διαδικασία. Με αυτό τον τρόπο προσφέρεται ένα ομοιόμορφο και κοινό περιβάλλον εργασίας.

 

Επιπλέον, όπως αναφέρθηκε παραπάνω, οι περισσότεροι μέτοχοι και συνεργάτες της ΕΕΛ/ΛΑΚ είναι εξωτερικά εργαζόμενοι. Μέσω του OpenERP μπορούν πλέον να έχουν μια πλήρη εικόνα και να συμμετέχουν στην λειτουργία της εταιρείας, από οποιοδήποτε μέρος. Για παράδειγμα, στο οικονομικό σκέλος, είναι εφικτό πλέον μια παραγγελία να εγκριθεί από απόσταση από τον αρμόδιο υπάλληλο χωρίς καθυστερήσεις. Επιπλέον, μέσα σε ελάχιστο χρόνο μπορεί ο κάθε εξουσιοδοτημένος χρήστης να δει την οικονομική πορεία της εταιρείας, τα έσοδα και τα έξοδά της και τον ισολογισμό.

 

Όλα αυτά αποσκοπούν στην καλύτερη και πιο αποτελεσματική οργάνωση της εταιρείας, με χαμηλό κόστος και, πάντα, ανοιχτόλογισμικό!

 

Τέλος, έχει αποφασιστεί η εγκατάσταση και φορολογικού μηχανισμού στην ΕΕΛ/ΛΑΚ, για να εκδίδει μηχανογραφημένα τιμολόγια.