Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση στο Πανεπιστήμιο

From Ελεύθερο Λογισμικό / Λογισμικό ανοιχτού κώδικα
Jump to: navigation, search

Προτάσεις ψηφιακού σχεδιασμού - Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση στο Πανεπιστήμιο



1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Εξειδίκευση των βασικών κατευθύνσεων και δράσεων και για την εφαρμογή της Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης στο Πανεπιστημίο, λαμβάνοντας υπόψη τα εξής:

    • Την εσωτερική λειτουργία του Πανεπιστημίου ως ανοικτού οργανισμού που επικοινωνεί με τους προπτυχιακούς και μεταπτυχιακούς φοιτητές και λοιπές ομάδες εκπαιδευόμενων , τα μέλη ΔΕΠ , τους ερευνητές όλων των κατηγοριών και βαθμίδων, τους διοικητικούς υπαλλήλους καθώς και άλλους φορείς του Δημοσίου και του Ιδιωτικού Τομέα στην Ελλάδα και διεθνώς.
    • Τον ρόλο του Πανεπιστημίου ως Φορέα διαμόρφωσης και υλοποίησης δημόσιων Πολιτικών για την τριτοβάθμια εκπαίδευση, την έρευνα και την καινοτομία και την μετεκπαίδευση και δια βίου μάθηση. Για να επιτελέσει αποτελεσματικά την λειτουργία αυτή, το ΕΚΠΑ, χρειάζεται να αναπτύξει τη δυνατότητα αποτελεσματικής συλλογής, επεξεργασίας και αξιοποίησης των υφιστάμενων δεδομένων (evidence based & data driven policy making) ώστε να είναι σε θέση να συμβάλλει αποτελεσματικά στη διαμόρφωση των παραπάνω πολιτικών αλλά και στην αποδοτική και αποτελεσματική υλοποίησή τους.
    • Τον ρόλο του Πανεπιστημίου στην προώθηση της καινοτομίας, την ενίσχυση της ανάπτυξης και την τόνωση της οικονομίας σε περιφερειακό και σε εθνικό επίπεδο.

 

  • <b>Την ανάγκη να αυξηθεί το αντίκτυπο της έρευνας που πραγματοποιεί το Πανεπιστήμιο στην κοινωνία, την οικονομία και την άσκηση πολιτικών και να συνδεθεί η έρευνα με την παραγωγή και τη βιώσιμη και χωρίς αποκλεισμούς ανάπτυξη</b>
  • </ul>

     

    • Τις συνέργειες και την ευθυγράμμιση με εθνικές και Ευρωπαϊκές πολιτικές
    • Την αξιοποίηση του μεγάλου αριθμού επιτυχημένων πρακτικών δικτύωσης των μελών της πανεπιστημιακής κοινότητας και ενεργών πολιτών που συμμετέχουν στην από κοινού επίλυση προβλημάτων
    • Την ανάγκη για διαμόρφωση πολιτικών για τα ανοικτά ερευνητικά δεδομένα και ανοικτής πρόσβασης στο πανεπιστήμιο αλλά και την χρήση ανοικτών δημοσίων δεδομένων για την έρευνα, την καινοτομία και την τεχνολογική ανάπτυξη
    • Την ανάγκη να αυξηθεί η συμμετοχικότητα, η διαφάνεια και η λογοδοσία στη λειτουργία του πανεπιστημίου με ευέλικτες διαδικασίες που επιτρέπουν τη βελτίωση των συνθηκών φοίτησης και εργασίας με δράσεις των ίδιων των φοιτητών και των μελών ΔΕΠ.

    2.ΦΙΛΟΣΟΦΙΑ ΤΗΣ ΠΡΟΣΕΓΓΙΣΗΣ

    Η προτεινόμενη προσέγγιση στηρίζεται στα εξής:

    • Στην ανάπτυξης της εσωτερικής οργάνωσης των δομών ηλεκτρονικής διακυβέρνησης (IT organization & Governance) του Πανεπιστημίου, έτσι να ενισχύει τις διοικητικές υπηρεσίες και τις υπηρεσίες ψηφιακής υποστήριξης της έρευνας στο πανεπιστήμιο
    • Στην εξειδίκευση ενός πλαισίου βραχυπρόθεσμων ενεργειών πιλοτικού χαρακτήρα.
    • Στη δημιουργία των αναγκαίων προϋποθέσεων για τη διαμόρφωση ενός μεσοπρόθεσμου και μακροπρόθεσμου σχεδιασμού ο οποίος θα είναι συμβατός με το πλαίσιο Στρατηγικής του Πανεπιστημίου Ο σχεδιασμός μπορεί να εξειδικευθεί μέσα από διαδικασίες δημόσιας ηλεκτρονικής διαβούλευσης

    Η παρούσα εισήγηση προτείνει ενδεικτικούς τομείς παρεμβάσεων που μπορούν να υλοποιηθούν σε βραχυπρόθεσμο ορίζοντα ενός έτους, παράλληλα θα σχεδιάζονται έργα μεγάλης κλίμακας που θα έχουν ορίζοντα υλοποίησης και παραγωγικής λειτουργίας 24-36 μήνες. Τα βραχυπρόθεσμα έργα θα χρηματοδοτούνται κυρίως από ίδιους πόρους ενώ τα έργα μεγάλης κλίμακας από εθνικά και ευρωπαϊκά χρηματοδοτικά εργαλεία, επίσης θα σχεδιαστούν και δράσεις χρηματοδότησης που αξιοποιούν τεχνικές πληθοπορισμού (<a href="http://en.wikipedia.org/wiki/Crowdfunding">crowdfunding</a>). Οι προτεινόμενες παρεμβάσεις θα είναι αποτέλεσμα συνεργασίας των υπηρεσιών του Ιδρύματος και θα υλοποιούνται με εσωτερική ανάπτυξη (<a href="http://en.wikipedia.org/wiki/Insourcing">insourcing</a>), ανάθεσης εργασιών σε τρίτους (<a href="http://en.wikipedia.org/wiki/Outsourcing">outsourcing</a>) και συνεργασίας με εσωτερικά δίκτυα και ενεργές κοινότητες πολιτών(<a href="http://el.wikipedia.org/wiki/Crowdsourcing">crowdsourcing</a>).

    Βασικός στόχος είναι να υπάρχουν μετρήσιμα αποτελέσματα σε τριμηνιαία βάση.




    Α) ΕΣΩΤΕΡΙΚΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗ(IT ORGANIZATION) ΤΟΥ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΥ

    • Δομημένη αποτύπωση υφιστάμενων συστημάτων, ανθρώπινου δυναμικού με δεξιότητες νέων τεχνολογιών και πληροφοριακών ροών του Πανεπιστημίου. Είναι ανάγκη να καταγραφούν μεθοδικά τα συστήματα, το ανθρώπινο δυναμικό και οι υφιστάμενες διαδικασίες, ώστε να μελετηθεί ο τρόπος με τον οποίο μπορούν να δώσουν προστιθέμενη αξία στη λειτουργία του ΕΚΠΑ και να αξιοποιηθούν παραγωγικά.
    • Αξιοποίηση της τεχνογνωσίας σε συστήματα υπολογιστικού νέφους (cloud - virtualization) και εφαρμογή πολιτικών Green Computing από όλες τις μονάδες του Ιδρύματος για την ουσιαστική αξιοποίηση των υποδομών. Η δράση αυτή μπορεί να επιφέρει σημαντικές εξοικονομήσεις στην κατανάλωση ηλεκτρικού ρεύματος αλλά και να οδηγήσει στην επίτευξη οικονομικών κλίμακας με αποτέλεσμα τη μείωση του διαχειριστικού κόστους για την φιλοξενία εφαρμογών και την αποθήκευση δεδομένων.
    • Eπιχειρησιακή αξιοποίηση θεσμικού πλαισίου, ειδικά αυτό που προσδιορίζουν οι Ν 3979/2011 για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση και Ν 4305/2014 για τα ανοικτά δεδομένα, για την Δημιουργία Ομάδας Διοίκησης Έργου (ΟΔΕ) με οριζόντιο επιτελικό ρόλο σε θέματα απλοποίησης διαδικασιών, την χάραξη πολιτικής στον τομέα της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης, την εξειδίκευση και την εφαρμογή των αναγκαίων δράσεων, την παρακολούθηση και αξιολόγηση της εφαρμογής τους . Η Λειτουργία της “μικτής” ομάδας μπορεί να υποστηρίζεται και από την συμμετοχή εξωτερικών εμπειρογνωμόνων. Στόχος της είναι η επεξεργασία ενός οδικού χάρτη του ιδρύματος για την ηλεκτρονική διακυβέρνησης που να αξιολογείται σε ετήσια βάση.

    Β) ΕΝΔΕΙΚΤΙΚΟΙ ΤΟΜΕΙΣ ΠΑΡΕΜΒΑΣΕΩΝ - ΒΡΑΧΥΠΡΟΘΕΣΜΟ ΕΠΙΠΕΔΟ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ

     

    • <b>Ηλεκτρονική Επικοινωνία ένα σημείο. Βασική αρχή της στρατηγικής του ΕΚΠΑ για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση είναι η βελτίωση των παρεχόμενων υπηρεσιών προς τους προπτυχιακούς και μεταπτυχιακούς φοιτητές και λοιπές ομάδες εκπαιδευόμενων διδασκόμενους, τα μέλη ΔΕΠ διδάσκοντες, τους ερευνητές όλων των κατηγοριών και βαθμίδων, τους διοικητικούς υπαλλήλους καθώς και άλλους φορείς του Δημοσίου και του Ιδιωτικού Τομέα. Ένα πρώτο βήμα για την επίτευξη του στόχου αυτού είναι η διαμόρφωση μια πλατφόρμας ηλεκτρονικής υποβολής όλων των αιτημάτων επικοινωνίας των παραπάνω προς τις υπηρεσίες του ΕΚΠΑ και η αυτόματη επεξεργασία και διεκπεραίωσή τους από τις αρμόδιες υπηρεσίες του ιδρύματος. Ο στόχος αυτός θα επιτευχθεί με την ενοποίηση και τον ανασχεδιασμό των υπαρχόντων και νέων καναλιών επικοινωνίας.</b>
    • </ul>

      • Ηλεκτρονικές Πληρωμές. Καταγραφή σχετικών υπηρεσιών που απαιτούν πληρωμές (μισθοδοσία, προμήθειες κλπ), δημιουργία και εφαρμογή οδικού χάρτη για την μετάβαση σε καθεστώς πραγματοποίηση ηλεκτρονικών πληρωμών. Για την επίτευξη του στόχου αυτού θα αξιοποιηθεί η εμπειρία από άλλους δημόσιους και ιδιωτικούς φορείς που έχουν ήδη υιοθετήσει αντίστοιχες μεθόδους μεθόδους όπως mobile payments, pin based payments κ. ά..

       

        • Έμφαση στις πιο δημοφιλείς υπηρεσίες. Καταγραφή των υπηρεσιών με την μεγαλύτερη ζήτηση. Μέτρηση του διοικητικού βάρους που προκύπτει κατά το στάδιο της επεξεργασίας και διεκπεραίωσης τους (ανθρωπομήνες ανά μονάδα, υλικοτεχνική υποδομή, έμμεσα και άμεσα κόστη). Διερεύνηση του θεσμικού και διοικητικού πλαισίου για την απλούστευση των διαδικασιών αυτών και διερεύνηση της δυνατότητας όπου αυτό είναι εφικτό άμεσης έκδοσης των διοικητικών πράξεων (βεβαιώσεων, πιστοποιητικών κ.ά. με δυνατότητα άμεσης ανάκλησης τους σε περίπτωσης διαπίστωσης παραβάσεων).

       

      • <b>Ψηφιακές πλατφόρμες και χαρακτηριστικά εξωστρέφειας</b>
      • </ul>

         

            • Ενιαίο Πρωτόκολλο. Κάθε αίτημα με τον αριθμό πρωτοκόλλου να είναι ιχνηλάσιμο από τους συναλλασσόμενους μέσα από το διαδίκτυο ( σε ποια υπηρεσία , ποιος το χειρίζεται, κλπ)

         

        • <b>Για όλες τις αποφάσεις να απαιτείται μόνο ο ΑΔΑ της ΔΙΑΥΓΕΙΑΣ</b>
        • </ul>

           

              • Διάθεση ανοικτών δεδομένων και διοργάνωση hackathons. Η διάθεση ανοικτών δεδομένων αποτελεί κεντρική στρατηγική της Ε.Ε, συμβάλλει στη διαφάνεια και στη δημιουργία ή/και υποβοήθηση του τοπικού οικοσυστήματος επιχειρηματικότητας. Τα δεδομένα που αφορούν στη διοικητική οργάνωση του πανεπιστημίου, μπορεί να διατίθενται ανοικτά κατά τρόπο που να είναι δυνατή η επαναχρησιμοποίησή τους και διαρκής βελτίωση των παρεχόμενων από το Πανεπιστήμιο υπηρεσιών.

           

          • <b>Συμμετοχική και Ανοικτή Ανάπτυξη εφαρμογών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης</b>
          • </ul>

             

                • Οργάνωση διαγωνισμού ιδεών για εφαρμογές που δίνουν λύση σε προβλήματα του ιδρύματος και αξιοποιούν δημόσια διαθέσιμα δεδομένα του ιδρύματος ή ευρύτερα (π.χ.Περιβαλλοντικά Δεδομένα, κλπ). Εκτός από τις βασικές υπηρεσίες ηλεκτρονικής διακυβέρνησης που θα παρέχονται από το πανεπιστήμιο, θα παρέχονται τα σχετικά δεδομένα μέσω διαδικτυακών υπηρεσιών προκειμένου να είναι δυνατόν σε τρίτους να αναπτύξουν επίσης εφαρμογές και υπηρεσίες με βάση τα δεδομένα αυτά. Το Πανεπιστήμιο θα διοργανώνει σε τακτά χρονικά διαστήματα (π.χ. μία φορά το χρόνο) hackathons για τη βελτίωση των υπηρεσιών ηλεκτρονικής διακυβέρνησης που παρέχονται από το πανεπιστήμιο προκειμένου να υπάρχει η συμμετοχική και ανοικτή βελτίωση τους, παρέχοντας βραβεία στους συμμετέχοντες και αξιοποιώντας το ερευνητικό και διδακτικό προσωπικό του πανεπιστήμιου.

             

            • <b>Αξιοποίηση Δράσεων Πληθοπορισμού( <a href="http://el.wikipedia.org/wiki/Crowdsourcing">http://el.wikipedia.org/wiki/Crowdsourcing</a> ) για την πραγματοποίηση δράσεων ηλεκτρονικής διακυβέρνησης του Πανεπιστημίου: Συμμετοχή χρηστών όλων των υπηρεσιών για την αξιολόγηση σε πραγματικό χρόνο των παρεχόμενων υπηρεσιών με στόχο την ποιοτική αναβάθμισή τους μέσα από την αξιοποίηση των προτάσεων όλων των εμπλεκόμενων Αυτό μπορεί να επιτευχθεί με την δημιουργία σχετικής Ηλεκτρονικής Πλατφόρμας (web & mobile). Η Πλατφόρμα αυτή θα διευκολύνει τη συμμετοχή κάθε ενδιαφερόμενου και τη δομημένη καταγραφή των δυσλειτουργιών, προβλημάτων καθώς και την ανταλλαγή εμπειριών από τη χρήση καίριων υπηρεσιών ευθύνης του ιδρύματος. Η πλατφόρμα θα παρέχει στους χρήστες τη δυνατότητα να προτείνουν λύσεις για τα προβλήματα που αντιμετωπίζουν σε σχέση με κάποια υπηρεσία ή την οργάνωση δράσεων πληθoπορισμού (υπηρεσία FixMyUniversity) για τον εντοπισμό διαφόρων ζητημάτων που σχετίζονται με δυσλειτουργίες του πανεπιστημίου (διοικητικές, κτιριακές κλπ) και συντονισμός των φοιτητών και μελών ΔΕΠ με δράσεις πληθοπορισμού για τη βελτίωση των συνθηκών φοίτησης στο πανεπιστήμιο.</b>
            • </ul>

               

                • Ηλεκτρονικά έγγραφα & Ηλεκτρονική Υπογραφή. Τα έγγραφα να διακινούνται και να υπογράφονται μόνο ηλεκτρονικά. Η “διακίνηση” θα πρέπει να είναι εικονική με την έννοια της διακίνησης των μονίμων προσδιοριστών και των υπογραφών, αλλά όχι του πραγματικού περιεχομένου των εγγράφων τα οποία θα παραμένουν αποθηκευμένα σε σταθερές τοποθεσίες.
                • Πλατφόρμα Ηλεκτρονικής Διαβούλευσης
                  • Αξιοποίηση θεσμικού πλαισίου. Το Πανεπιστήμιο μπορεί να οργανώσει πρότυπους τρόπους διαβούλευσης
                  • Δομημένη διαβούλευση σε Θέματα Προγραμμάτων Σπουδών
                  • Θεματική συμμετοχή σε δίκτυα που θέλουν να συμμετέχουν ως εμπειρογνώμονες - βοηθήσουν στην επίλυση προβλημάτων
                  • Ηλεκτρονικές ψηφοφορίες για μεγαλύτερη συμμετοχή στη διαδικασία λήψης αποφάσεων.
                • Παροχή Ανοικτών Ερευνητικών Δεδομένων και Καθιέρωση Πολιτικών Ανοικτής Πρόσβασης με ενίσχυση του ρόλου των βιβλιοθηκών
                  • Κατάρτιση και εφαρμογή (μέσω ψηφιακών υποδομών) πολιτικών ανοικτών ερευνητικών δεδομένων και ανοικτής πρόσβασης
                  • Αναβάθμιση, ενοποίηση και ουσιαστική λειτουργία των βιβλιοθηκών του πανεπιστημίου.
                  • Συνεργασία με τις βιβλιοθήκες του πανεπιστημίου για την ενοποίηση των βιβλιογραφικών δεδομένων, γκρίζας βιβλιογραφίας και ερευνητικών δεδομένων.
                  • Πραγματοποίηση σεμιναρίων για ανοικτά δεδομένα στο προσωπικό των βιβλιοθηκών και τα ενδιαφερόμενα μέλη ΔΕΠ μέσω των βιβλιοθηκών.

               

              • <b>Συντονισμός μεταξύ συμπληρωματικών δομών του πανεπιστημίου και εξωτερικών οριζόντιων δομών, ιδίως (α) μεταξύ Βιβλιοθηκών, Κέντρου Λειτουργίας και Διαχείρισης Δικτύου (ΚΛΕΙΔΙ), του Γραφείου Διασύνδεσης και της Μονάδας Καινοτομίας και Επιχειρηματικότητας του Πανεπιστημίου και (β) όλων των δομών του (α) με το Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης και Ηλεκτρονικού Περιεχομένου, το Εθνικό Δίκτυο Έρευνας και Καινοτομίας και το Eλληνικό Ακαδημαϊκό Δίκτυο.</b>
              • </ul>

                 

                • Χρήση των Ανοικτών Δεδομένων της Δημόσιας Διοίκησης στην Έρευνα και των Ερευνητικών Δεδομένων στη Δημόσια Διοίκηση
                  • Δημιουργία Δομών (π.χ. ψηφιακή υποδομή, διαδικασίες, αδειοδοτικό πλαίσιο):
                1. για την αξιοποίηση των ανοικτών δημοσίων δεδομένων στην έρευνα
                2. για την αξιοποίηση των ερευνητικών αποτελεσμάτων από τη δημόσια διοίκηση
                  • Δημιουργία δικτύων ροής έρευνητικών αποτελεσμάτων στη δημόσια διοίκηση στο πλαίσιο του δικτύου WhatWorks των ΗΠΑ και του Ηνωμένου Βασιλείου

                Γ) ΣΤΟΧΕΙΑ ΤΟΥ ΟΔΙΚΟΥ ΧΑΡΤΗ

                Ο Οδικός Χάρτης για την Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση που θα διαμορφωθεί μπορεί να περιλαμβάνει, ενδεικτικά, παρεμβάσεις στους παρακάτω τομείς:

                • Καταγραφή και εξειδίκευση του τρόπου αξιοποίησης των υφιστάμενων συστημάτων και & ηλεκτρονικών υποδομών του ιδρύματος ανθρώπινου δυναμικού και των διοικητικών δομών ηλεκτρονικής διακυβέρνησης καθώς και του τρόπου ολοκληρωμένης οργανικής και λειτουργικής διασύνδεσης τους με τις λοιπές διοικητικές και ακαδημαϊκές δομές του ιδρύματος
                • Καταγραφή, αξιολόγησης και ανάπτυξη των υφιστάμενων δεδομένων του ιδρύματος και επεξεργασία μεθόδων αξιοποίησής τους.
                • Εξειδίκευση του βραχυπρόθεσμου, μεσοπρόθεσμου και μακροπρόθεσμου προγραμματισμού των θεματικών αξόνων, δράσεων και μέτρων καθώς και τα μέσα χρηματοδότησής τους
                • Εξωστρέφεια: εξασφάλιση διαλειτουργικότητας μεταξύ των συστημάτων ηλεκτρονικής διακυβέρνησης του πανεπιστημίου και υπηρεσιών των φορέων του δημοσίου τομέα, διασύνδεση με πληροφοριακά συστήματα άλλων πανεπιστημίων και οριζόντιων υπηρεσιών σε εθνικό, ευρωπαϊκό και διεθνές επίπεδο. Ενίσχυση των υπηρεσιών εκείνων που μπορεί να βοηθήσουν την ενίσχυση του αντικτύπου της έρευνας, της κινητικότητας των φοιτητών και μελών ΔΕΠ, της μεταφοράς γνώσης και της διασύνδεσης της έρευνας με την επιχειρηματικότητα και τη βιώσιμη ανάπτυξη.
                • Βιωσιμότητα: πραγματοποίηση όλων των απαραίτητων ενεργειών που διασφαλίζουν την ορθολογική διακίνηση και αξιοποίηση των ροών πληροφορίας εσωτερικά και μεταξύ φορέων καθώς και της παροχής των αναλόγων υπηρεσιών στους φοιτητές και μέλη ΔΕΠ. Η βιωσιμότητα διασφαλίζεται μέσα από την καλύτερη οργάνωση των υπηρεσιών και δεδομένων του πανεπιστημίου και την καλύτερη αξιοποίηση ανθρωπίνων και οικονομικών πόρων καθώς και υποδομών που έχει στη διάθεσή του το ίδρυμα, αλλά και την αύξηση της εξωστρέφειας και της συμμετοχικότητας στη λειτουργία του που μπορεί να του δώσει τόσο ώθηση για συμμετοχή σε διεθνή δίκτυα, όσο και την υποστήριξη από την κοινότητα διδασκόντων και διδασκομένων προκειμένου να έχει μια πιο αποτελεσματική και αποδοτική λειτουργία.
                • Η εξειδίκευση του τρόπου διασύνδεσης των παραπάνω αξόνων, μέτρων και δράσεων με την ενίσχυση της τοπικής, περιφερειακής και εθνικής οικονομίας με έμφαση στην έξυπνη εξειδίκευση.



                Δ) ΕΥΘΥΓΡΑΜΜΙΣΗ ΤΟΥ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΥ ΜΕ ΤΟ ΔΙΕΘΝΕΣ ΘΕΣΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΚΑΙ ΚΑΛΕΣ ΠΡΑΚΤΙΚΕΣ

                Ο οδικός χάρτης για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση αποτελεί μια μοναδική ευκαιρία για το Πανεπιστήμιο για την επιδίωξη παρεμβάσεων και τομών ευθυγραμμισμένων με το διεθνές περιβάλλον:

                ΠΗΓΕΣ:

                --