Η ομάδα εργασίας openthessaloniki.org λειτουργεί σε πλαίσιο εθελοντισμού και φιλοδοξεί να αποτελέσει μια πλατφόρμα συλλογής δεδομένων σχετικών με την πόλη της Θεσσαλονίκης και ανάπτυξης, παράλληλα, εφαρμογών και υπηρεσιών με στόχευση την ανοικτή διακυβέρνηση.

Αφορμή για την παρούσα συγκεκριμένη πρόταση ήταν οι δυσχέρειες, που παρατηρήθηκαν κατά τη διαχείριση των αναγκών των δράσεων αλληλεγγύης προς τους πρόσφυγες της Ειδομένης. Επειδή ο τύπος των προβλημάτων αυτών απαντάται συχνά σε δράσεις διαφορετικού περιεχομένου (εκτός της αλληλεγγύης προς τους πρόσφυγες), προτείνεται κατά τη σχεδίαση και υλοποίηση του συστήματος, να προβλέπεται η χρήση του και για άλλους σκοπούς και δράσεις με παρόμοιες ανάγκες συντονισμού και διαχείρισης υλικού και προσωπικού.

 

Το πρόβλημα

Συγκεκριμένα στο πεδίο παρατηρείται ότι:

— Όλες οι υποστηρικτικές δράσεις προς τους πρόσφυγες ενισχύουν το βίωμα της αλληλεγγύης και με τον τρόπο τους στερεώνουν και διευρύνουν στις συνειδήσεις των συμμετεχόντων συμπολιτών μας την αντίληψη της κοινωνικής δικαιοσύνης.

— Μέχρι σήμερα φαίνεται να υπάρχει σημαντική προσφορά υλικών κι’ εφοδίων από αρκετούς αλληλέγγυους κι’ ευαισθητοποιημένους συμπολίτες μας, εθελοντικές ομάδες, φορείς και οργανώσεις προς τους πρόσφυγες και τους μετανάστες της Ειδομένης, της Νέας Καβάλας των Διαβατών και αλλού.

— Υπάρχουν δομές αλληλεγγύης, λιγότερο ή περισσότερο οργανωμένες εθελοντικές ομάδες και μεμονωμένοι εθελοντές, που προσπαθούν παράλληλα μεταξύ τους να διαχειριστούν τα θέματα παροχής υλικής υποστήριξης και ανθρώπινης εργασίας προς τους πρόσφυγες και μετανάστες.

— Ο όγκος της προσφοράς σε υλικό φαίνεται να είναι ικανοποιητικότερος από την προσφορά εργασίας.

— Η ραγδαία αλλαγή των συνθηκών μετά το κλείσιμο των συνόρων φαίνεται να ξεπερνάει τις οργανωτικές δυνατότητες των μέχρι σήμερα δραστήριων οργανώσεων και ατόμων. Παρατηρούνται (ταυτόχρονα) πλεονάσματα προσφορών, που δεν μπόρεσαν ν’ απορροφηθούν και αδυναμίες κάλυψης επειγουσών αναγκών λόγω ελλειμμάτων στο συντονισμό.

Έτσι αναδεικνύεται η επείγουσα αναγκαιότητα οργανωτικής αναβάθμισης στον τομέα συντονισμού των δράσεων και της απορρόφησης των προσφορών σε υλικά και ανθρωποώρες.

H τήρηση ανοιχτών αρχείων δεδομένων για τις ανάγκες, τις προσφορές / παροχές και την απορρόφησή τους μπορεί να δώσει αξιόπιστες πληροφορίες και να βοηθήσει αποτελεσματικά στην ορθολογική διαχείριση των περιορισμένων (κυρίως) ανθρώπινων πόρων, αλλά και του προσφερόμενου υλικού.

Τέλος η καταγραφή των δεδομένων και η τήρηση αυτών των ανοιχτών αρχείων παρέχει τη δυνατότητα αξιολόγησης των δράσεων σε οποιοδήποτε μεταγενέστερο χρόνο, από την οποία αξιολόγηση μπορούν να προκύψουν αξιόπιστα συμπεράσματα για το ύψος της δαπάνης, την ποιότητα, τη διάρκεια, την αποτελεσματικότητα, τη συμμετοχικότητα κλπ.

 

Πρόταση λύσης

Ανάπτυξη μιας ανοιχτής online πλατφόρμας, με τη βοήθεια της οποίας θα γίνεται η καταγραφή της κάθε χωριστής δράσης που προγραμματίζεται, καθώς και η διαχείριση των αναγκών, των προσφορών και της απορρόφησής τους. Στη βάση δεδομένων, εκτός από την κάθε δράση που ξεκινά, θα καταγράφονται τουλάχιστον αυτά τα τρία μεγέθη: ανάγκη, προσφορά, απορρόφηση για κάθε χωριστό αντικείμενο. Εκτός από αυτά τα κύρια μεγέθη στην πλατφόρμα μπορούν (αλλά δεν είναι αναγκαίο) να καταγράφονται και άλλες ειδικότερες πληροφορίες σχετικές με την κάθε δράση.

Βασική αρχή της πλατφόρμας είναι η μέγιστη δυνατή απλότητα στη σύλληψη και στο χειρισμό. Η προγραμματική υλοποίηση του συνόλου της πλατφόρμας, καθώς και κάθε μερικότερου τμήματός της θα γίνεται με βάση τις αρχές του open source (Ανοιχτού Κώδικα).

Κεντρική οντότητα της πλατφόρμας είναι η Δράση. Εκείνος που ξεκινάει μιά νέα δράση (μιά ομάδα, ένας φορέας, ένα άτομο) την αποθηκεύει, την περιγράφει σύντομα (τόπος, χρόνος, φορέας, παραλήπτης κλπ.) και καταγράφει τις κατ’ εκτίμησιν ανάγκες (δηλ. κάθε χωριστή κατηγορία προσφερόμενου πράγματος ή υπηρεσίας). Η καταγραφή της Δράσης (η ονομασία) γίνεται σε πεδίο ελεύθερου κειμένου, ενώ για άλλες πληροφορίες, που επιδέχονται τυποποίηση, μπορούν να επιλεγούν αντίστοιχα κατάλληλα πεδία (όπως πχ. ημερομηνία).

Κάθε χωριστή ανάγκη που καταγράφεται και ζητείται η κάλυψή της στο πλαίσιο μιάς συγκεκριμένης Δράσης, αποτελεί ένα Αντικείμενο αυτής της Δράσης. Έτσι η κάθε Δράση περιλαμβάνει ένα ή (κατά κανόνα) περισσότερα Αντικείμενα. Τ’ Αντικείμενα που ζητούνται, μπορούν να είναι αρκετά διαφορετικά μεταξύ τους. Μπορούμε γενικά να δεχτούμε ότι Αντικείμενο είναι κάθε ανάγκη για υλικά πράγματα ή ανθρώπινες υπηρεσίες για ορισμένο χρόνο. Παραδείγματα συνηθισμένων Αντικειμένων μιάς Δράσης είναι τα τρόφιμα, σκεπάσματα, ρούχα, ανθρωποώρες (για καθορισμένους χρόνους), ειδικές υπηρεσίες (όπως μαγείρεμα, διανομή, ιατρικές, νοσηλευτικές υπηρεσίες κλπ), αποθηκευτικοί χώροι, μεταφορικά μέσα (με διαθεσιμότητες καθορισμένων χρόνων), ονόματα και τηλέφωνα επικοινωνίας ομάδων, ατόμων, φορέων, οργανισμών κλπ.

Αυτονόητο είναι ότι μπορεί να υπάρχει ανάγκη για πολλά άλλα Αντικείμενα, που δεν μπορούν όλα να προβλεφθούν, ούτε να τυποποιηθούν προκαταβολικά. Επομένως ο καθορισμός των Αντικειμένων πρέπει να γίνεται από τον δημιουργό της Δράσης με απόλυτη ελευθερία και η καταγραφή τους να γίνεται σε πεδία κειμένου.

Μόλις ο διοργανωτής της Δράσης ολοκληρώσει την καταγραφή των ζητουμένων Αντικειμένων (δηλ. των εκτιμώμενων αναγκών της δράσης), το σύστημα επιστρέφει ένα λίνκ, που επιτρέπει την πρόσβαση online στη συγκεκριμένη δράση. Ο διοργανωτής μπορεί τώρα να κοινοποιήσει το λίνκ της Δράσης, με όποιον τρόπο αυτός επιθυμεί (email, fb κλπ), προς όσους απευθύνεται η συγκεκριμένη Δράση και να τους καλεί να συμβάλλουν, όπως μπορεί ο καθένας.

Σε κάθε ζητούμενο Αντικείμενο της πλατφόρμας αντιστοιχεί ένα πεδίο προσφερόμενου Αντικειμένου. Έτσι ο κάθε εθελοντής μπορεί να επιλέξει ποιό ή ποιά από τα ζητούμενα Αντικείμενα μπορεί να προσφέρει.

Κάθε Αντικείμενο έχει συγκεκριμένες ιδιότητες. Λόγω της διαφορετικής αλλά και απρόβλεπτης φύσης των Αντικειμένων (υλικά, ανθρωποώρες, χώροι, υπηρεσίες κλπ.) είναι λογικό να έχει ο χρήστης τη δυνατότητα δημιουργίας των κατάλληλων ιδιοτήτων για κάθε Αντικείμενο. Ωστόσο επειδή αυτό θα καθιστούσε το όλο σύστημα πολυπλοκότερο, καλύτερο είναι να περιοριστεί σ’ ένα πεπερασμένο σύνολο προκαθορισμένων ιδιοτήτων. Αυτές τις ιδιότητες τις συμπληρώνει ο εθελοντής, που επιλέγει το Αντικείμενο ή τ’ Αντικείμενα που θα προσφέρει (συμπληρώνει τ’ αντίστοιχα πεδία) .

Ποσότητα	Ένας αριθμός, που μπορεί ν’ αντιπροσωπεύει οποιαδήποτε μονάδα (τεμάχια, κιλά, χιλιόμετρα, ώρες, άτομα κλπ.).
Όνομα	Ένα πρόσωπο αναφοράς που διασφαλίζει την προσφορά επειδή δεσμεύεται προσωπικά. Για λόγους προστασίας προσωπικών δεδομένων είναι προτιμότερο, η προσωποποίηση να περιορίζεται στα μικρά ονόματα (χωρίς επώνυμα κλπ.)
Τηλέφωνο	Το τηλ. του προσφέροντος διευκολύνει την επικοινωνία του διοργανωτή μ’ αυτόν, όταν χρειαστεί ειδικότερη συνεννόηση.
Τόπος	Ο τόπος παράδοσης του προσφερόμενου Αντικειμένου.
Ώρα	Η ώρα παράδοσης του προσφερόμενου Αντικειμένου.
Ημερομηνία	Η ημερομηνία παράδοσης του προσφερόμενου Αντικειμένου.
Διάρκεια σε ώρες	Για προσφερόμενες υπηρεσίες (πχ. βάρδιες) λίγων ωρών.
Διάρκεια σε μέρες	Για μακροχρόνιες προσφερόμενες υπηρεσίες (πχ. φιλοξενία ατόμων).
Παρατηρήσεις	Ελεύθερο κείμενο για σημειώσεις. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να καταγράψει ο εθελοντής τυχόν διαφορετικές ιδιότητες Αντικειμένων που δεν μπορούσαν να προβλεφθούν κατά την αρχική υλοποίηση.

Κάθε φορά που ένας εθελοντής προσφέρει μια συγκεκριμένη ποσότητα ενός συγκεκριμένου Αντικειμένου, η ποσότητα αυτή αθροίζεται με όλες τις προηγούμενες ποσότητες του ίδιου Αντικειμένου, που έχουν προσφερθεί από άλλους εθελοντές. Έτσι η πλατφόρμα καθρεφτίζει σε πραγματικό χρόνο την ποσοτική σχέση ανάμεσα στα ζητούμενα και τα προσφερόμενα Αντικείμενα.

Μετά την ολοκλήρωση της Δράσης καταγράφονται στην πλατφόρμα (από τον διοργανωτή ή και από οποιονδήποτε άλλον) τα περισσεύματα, δηλ. οι ποσότητες των Αντικειμένων που δεν διατέθηκαν στους παραλήπτες τους (τους πρόσφυγες). Από τη διαφορά μεταξύ προσφερόμενων ποσοτήτων και περισσευμάτων προκύπτει ευθέως η Απορροφητικότητα του κάθε Αντικειμένου σε απόλυτους αριθμούς και σε ποσοστά. Το μέγεθος της απορροφητικότητας συντελεί σημαντικά στην εκτίμηση των πραγματικών αναγκών για κάθε Αντικείμενο.

Κάθε Δράση που έχει καταγραφεί μαζί με όλα τ’ Αντικείμενά της, τις προσφορές και τ’ αποτελέσματα της Απορρόφησης του κάθε Αντικειμένου, είναι διαθέσιμη online και προσβάσιμη για οποιονδήποτε από τη στιγμή της αρχικής δημιουργίας της.

Παράλληλα με την καταγραφή νέων Δράσεων και των Αντικειμένων τους, υπάρχει και η ανάγκη καταγραφής μεμονωμένων ελεύθερων προσφορών από άτομα, που είναι πρόθυμα να προσφέρουν, χωρίς όμως να επιλέγουν την ένταξη της προσφοράς τους σε κάποια συγκεκριμένη Δράση, που έχει προγραμματιστεί και τρέχει. Οι προσφορές αυτών των ατόμων μπορούν να επιλεγούν από οποιονδήποτε διοργανωτή ή / και να ενταχθούν στο πλαίσιο οποιασδήποτε υπάρχουσας Δράσης ή / και ν’ αποτελέσουν τη βάση για τη δημιουργία νέων Δράσεων, που θα προκύπτουν από την αυτο- οργάνωση στη βάση των μεμονωμένων προσφορών: οποιοσδήποτε μπορεί ν’ αναλάβει πρωτοβουλία και επιλέγοντας μερικές από τις μεμονωμένες προσφορές να συγκροτήσει νέα Δράση.

Οι μεμονωμένες προσφορές καταγράφονται με τον ίδιο τρόπο που καταγράφονται τα προσφερόμενα Αντικείμενα. Η μόνη διαφορά είναι ότι τα προσφερόμενα Αντικείμενα συνδέονται με συγκεκριμένη Δράση, ενώ τα μεμονωμένα Αντικείμενα είναι ελεύθερα και περιμένουν τη σύνδεσή τους. Επομένως ο μεμονωμένος εθελοντής που καταγράφει τα προσφερόμενα Αντικείμενα συμπληρώνει τα ίδια παραπάνω πεδία των δεσμευμένων Αντικειμένων.

 

Το προσωρινό μοντέλο και οι ελλείψεις του.

Για την κατασκευή του μοντέλου επιλέχτηκε η απλή και ευρύτατα διαδεδομένη λύση ενός Google Sheet. Το Google Sheet είναι ένας δισδιάστατος πίνακας, που μπορεί να φιλοξενήσει όλες τις πληροφορίες με τη μορφή records (εγγραφών). Η λογική του δισδιάστατου πίνακα είναι : κάθε γραμμή αντιστοιχεί σε ένα record και κάθε στήλη αντιστοιχεί σε ένα field (πεδίο). Οι τιμές των fields ενός record καταγράφονται στις αντίστοιχες στήλες. Ταυτόχρονα το Google Sheet παρέχει τη δυνατότητα στοιχειώδους αυτοματισμού και προγραμματισμού και είναι εύκολα προσβάσιμο online. Έτσι εξυπηρετεί τις βασικές αρχές της απλότητας και της ανοιχτότητας.

Στο ένα φύλλο του Google Sheet φιλοξενούνται οι Οδηγίες Χρήσης, στο άλλο καταγράφονται από το διοργανωτή της Δράσης τα ζητούμενα Αντικείμενα (κατ’ εκτίμησιν) μαζί με τις ποσότητές τους και στο τρίτο καταγράφονται από τον εθελοντή τα προσφερόμενα Αντικείμενα μαζί με τις προσφερόμενες ποσότητες, όνομα, τηλέφωνο, τόπο, χρόνο, διάρκεια κλπ. Μετά την ολοκλήρωση της Δράσης καταγράφονται τα περισσεύματα και αυτόματα υπολογίζεται η Απορροφητικότητα του κάθε Αντικειμένου.

Αυτό το Google Sheet είναι το αρχικό πρότυπο κάθε Δράσης και παραμένει αναλλοίωτο. Για κάθε νέα Δράση δημιουργείται ένας νέος κλώνος του αρχικού προτύπου. Τα πεδία του κάθε προσφερόμενου Αντικειμένου είναι : Αντικείμενο, Ποσότητα / αριθμός, Όνομα (το επώνυμο δεν είναι αναγκαίο), τηλ, Τόπος, Ώρα, Ημερομηνία, Διάρκεια σε ώρες, Διάρκεια σε μέρες και

 

Παρατηρήσεις. Εδώ βρίσκεται το αρχικό πρότυπο:

https://drive.google.com/open?id=1kB1lpnQEVPHLMHApacbUz4TjcgJuOHzfNae3VmCBOFg

Ο διοργανωτής ξεκινάει τη διαδικασία με την καταγραφή μιάς νέας Δράσης: πηγαίνει στο αρχικό

https://drive.google.com/open?id=1GSkJSv6y16GGaTfuTO01JZx35Xk_NymMc0WEc4MAiIg

όπου καλείται να δημιουργήσει μια νέα Δράση. Το script δημιουργεί ένα κλώνο του αρχικού προτύπου και ο διοργανωτής δίνει ένα όνομα για την αποθήκευση της νέας Δράσης. Στη συνέχεια καταγράφει κατά την εκτίμησή του τ’ Αντικείμενα και τις ποσότητες που θα χρειαστούν για τη Δράση.

 

[Το παρακάτω δεν έχει υλοποιηθεί μέχρι σήμερα:]

Ο διοργανωτής περιγράφει συνοπτικά τη Δράση: την ονοματίζει (αυτή η ονομασία μπορεί να χρησιμοποιηθεί και ως όνομα αρχείου αποθήκευσης, βλ. παραπάνω), δίνει την ονομασία του φορέα (διοργανωτή), την ημερομηνία της Δράσης, ένα όνομα αναφοράς (κατά προτίμηση χωρίς επώνυμο), τηλέφωνο επαφής, e-mail ή άλλο τρόπο επαφής και τέλος μπορεί να γράψει τις παρατηρήσεις του. Η ονομασία συνδέεται μ’ ένα λίνκ, που παραπέμπει στο αρχείο της συγκεκριμένης αποθηκευμένης δράσης, ώστε ο καθένας να μπορεί να την δεί, να προσθέσει τις προσφορές του κλπ.

Το αρχείο καταγραφής Δράσεων είναι κι’ αυτό ένα χωριστό Google Sheet, στο οποίο κάθε εγγραφή (κάθε γραμμή) αντιστοιχεί σε μιά Δράση με τα πεδία ActionsName, ActionsOwner, ActionsDate, ActionsPlace, ContactPerson, ContactPhone , ContactEmail, OtherContact και Notes:

https://drive.google.com/open?id=1wmCis6hD_vEzGiADruZc4hqj_9Ihf13ko58uee-ampw

Το αρχείο καταγραφής Δράσεων είναι κι’ αυτό ανοιχτό και δημόσια προσβάσιμο online.

 

[Το παρακάτω δεν έχει υλοποιηθεί μέχρι σήμερα:]

Σε χωριστό Google Sheet καταγράφουν οι μεμονωμένοι εθελοντές τις ελεύθερες προσφορές τους. Η δομή του αρχείου αυτού είναι ίδια με το αρχείο των δεσμευμένων Αντικειμένων, δηλ. εκείνων που συνδέονται με συγκεκριμένη Δράση. Σε κάθε γραμμή καταγράφεται μιά χωριστή προσφορά και συμπληρώνονται τα ίδια πεδία : Αντικείμενο, Ποσότητα / αριθμός, Όνομα (το επώνυμο δεν είναι αναγκαίο), τηλ, Τόπος, Ώρα, Ημερομηνία, Διάρκεια σε ώρες, Διάρκεια σε μέρες και Παρατηρήσεις.

Το αρχείο αυτό θα πρέπει να είναι ανοιχτό και ελεύθερα προσβάσιμο online.

Περιορισμοί του μοντέλου

Ο διοργανωτής πρίν από την αρχικοποίηση πρέπει να έχει κάνει login στο Google account, για να μπορέσει να καταγράψει τη νέα Δράση. Αυτό μάλλον εξηγείται από την επέμβαση που χρειάζεται να γίνει στο Google Drive τη στιγμή που τρέχουν τα scripts και δημιουργούν το νέο αρχείο – κλώνο ή τροποποιούν τη βάση των Δράσεων. Το Google Drive φαίνεται ότι δεν επιτρέπει σε ανώνυμους επεμβάσεις στα αρχεία. Αντίθετα ο χρήστης – εθελοντής, που έχει το λίνκ μιάς συγκεκριμένης Δράσης, μπορεί να μπεί στο αρχείο της Δράσης και να συμπληρώσει τις προσφορές του χωρίς περιορισμούς.

Το παραπάνω πρέπει να λυθεί επειγόντως, επειδή καθιστά την όλη εφαρμογή πολύ δύσχρηστη. Θα πρέπει να μπορεί ο καθένας να δημιουργήσει Δράσεις, χωρίς να χρειάζεται κανενός είδους login.

Γιά το λόγο αυτό θα πρέπει να να διερευνηθούν και άλλες εναλλακτικές εφικτές λύσεις για το όλο στήσιμο της πλατφόρμας, όπως για παράδειγμα η φιλοξενία της σε άλλο, ανεξάρτητο server. Σ’ αυτήν την περίπτωση θα πρέπει να τηρηθούν και πάλι οι αρχές του open source και η βασική προϋπόθεση της απλότητας, αλλά και να συνυπολογιστεί η απώλεια της προγραμματιστικής ευκολίας της λύσης στο πλαίσιο της google.

 

Ένα σενάριο χρήσης

Συνοψίζοντας τα παραπάνω παρατίθεται ένα προβλέψιμο συνηθισμένο σενάριο χρήσης: Ένας διοργανωτής προγραμματίζει μιά Δράση σε συγκεκριμένη ημερομηνία. Εγκαίρως μπαίνει στην πλατφόρμα και καταγράφει τη Δράση και τα ζητούμενα Αντικείμενά της με τις αντίστοιχες ποσότητες. Η πλατφόρμα βγάζει το λίνκ της Δράσης και ο διοργανωτής το στέλνει στους εθελοντές μέσω fb ή e-mail. Ο κάθε εθελοντής που θέλει να προσφέρει κάποιο από τα ζητούμενα Αντικείμενα, μπαίνει (μέσω του λίνκ που έλαβε) στη Δράση και τσεκάρει το Αντικείμενο (ή Αντικείμενα) που θέλει, συμπληρώνοντας και τις αντίστοιχες ποσότητες που διαθέτει, τ’ όνομά του, το τηλέφωνό του, τον τόπο και το χρόνο της προσφοράς του. Επειδή όλες οι πληροφορίες είναι ανοιχτές, ο καθένας (όχι μόνο ο διοργανωτής) μπορεί να πληροφορηθεί εγκαίρως το βαθμό επάρκειας των προσφερόμενων, να εκτιμήσει τις δυνατότητες επιτυχούς πραγματοποίησης της δράσης και επομένως ν’ αποφασίσει με ασφάλεια. Μετά το τέλος της Δράσης κάποιος (συνήθως ο διοργανωτής) συμπληρώνει τα περισσεύματα κι’ έτσι υπολογίζεται αυτόματα η απορροφητικότητα. Η καταγραφή του βαθμού απορρόφησης συντελεί ευθέως στην εξαγωγή συμπερασμάτων για τις τρέχουσες ανάγκες και τα τυχόν προβλήματα διάθεσης. Επειδή όλα τ’ αρχεία παραμένουν ανοιχτά και ελεύθερα προσβάσιμα, μπορεί οποιοσδήποτε χρειαστεί ν’ αξιολογήσει σε μεταγενέστερο χρόνο το συνολικό αποτέλεσμα των Δράσεων που έχουν καταγραφεί.

Για την ομάδα εργασίας openthessaloniki.org, Βασίλης Μπάνος.